Business+

المشاريع — سلّم العمل، واعرف كلفته

تقسّمون العمل، وتتابعون ما يتقدّم، وتقرؤون ما كلّفه المشروع فعلاً.

تتحوّل الصفقة الرابحة إلى مشروع مهيكل مسبقاً. تُسجَّل الساعات على المهام، وتُكتب المخاطر قبل وقوعها، وتأتي الكلفة من القيود المحاسبية لا من رقم كتبه أحدهم.

  • قالب يضع المراحل والتواريخ
  • الساعات المعتمدة تصعد إلى المهمة
  • الكلفة تأتي من دفتر الأستاذ

متاح ابتداءً من باقة Business. الأسعار

ابدأ التجربة المجانية — 14 يوم
لا حاجة لبطاقة اعداد في 5 دقائق الغاء في اي وقت

لا شيء يُعاد إدخاله من خطوة إلى التي تليها.

كلفة إدارة مشروع على جدول بيانات

يقول الجدول ما كان مخططاً. ولا يقول أبداً ما حدث.

  • يتقدّم المشروع ولا أحد يعرف إن كان لا يزال مربحاً

    قال عرض السعر عشرين يوماً. لا أحد يعرف كم مضى منها، والجواب لا يصل إلا مع الفاتورة الأخيرة، حين لا يبقى شيء قابلاً للتفاوض.

  • ما يمكن أن يسوء كان معروفاً لشخصين

    تأخّر المقاول، وموافقة العميل التي تتباطأ، والقطعة غير المتوفرة. فكّر بها الجميع، ولم يكتبها أحد، ويوم وقوعها لا مسؤول ولا خطة.

  • الوقت المنقضي يُستعاد من الذاكرة

    في آخر الشهر يستعيد كل واحد أسابيعه. الساعات تقريبية، ولا أحد يعتمدها، وما كان قابلاً للفوترة لم يعد كذلك.

مسار المشروع من التوقيع إلى الإغلاق

خمس لحظات، كل واحدة تعرف ما تفعله بالتي سبقتها.

  1. 01

    المشروع يولد من الصفقة

    العميل وجهات الاتصال بأدوارها والملاحظات وتاريخ الإغلاق المتوقع تأتي من الصفقة الرابحة. تطلقون التحويل بأنفسكم، أو تتركون المرحلة التي تختارونها تفعله.

  2. 02

    القالب يضع الهيكل

    يحمل القالب مراحله ومعالمه ومخرجاته. لكل مرحلة مدة، وتتتابع التواريخ من يوم انطلاق المشروع.

  3. 03

    العمل يُقسَّم

    مهام ومهام فرعية وموعد ومسؤول. المهمة الأم تتبع فروعها: اكتمالها جميعاً ينهيها، وتعطّل واحدة يعطّلها.

  4. 04

    الوقت والمخاطر تُسجَّل أولاً بأول

    تُسجَّل الساعات على المهمة التي خدمتها وتذهب للاعتماد. وتُكتب المخاطر بمسؤولها وخطتها قبل أن تصير مشكلات.

  5. 05

    المشروع يُقرأ بالأرقام

    الساعات المعتمدة تصعد إلى المهمة، وفواتير العميل تحمل المشروع، ودفتر الأستاذ يجيب عن سؤال الكلفة.

ما يحويه المشروع

أربع مجموعات، ولا شيء فيها يحتاج تطويراً كي يوجد.

هيكل العمل

ما تسلّمونه، مقسّماً مرة واحدة وقابلاً لإعادة الاستعمال.

  • مراحل ومعالم ومخرجات مرحلة نشطة واحدة في كل وقت، ومعالم مرتبطة بها، ومخرجات تحمل ما تسلّمونه.
  • قوالب مشاريع قابلة لإعادة الاستعمال يحمل القالب المراحل ومددها والمعالم والمخرجات. المشروع الجديد يصل مقسّماً سلفاً.
  • مهام ومهام فرعية موعد وأولوية ومسؤول وطبيعة عمل وساعات مقدّرة.
  • المهمة الأم تتبع فروعها اكتمالها جميعاً ينهيها، وتعطّل واحدة يعطّلها، وانطلاق واحدة يجعلها جارية. لا تحدّثونها يدوياً.
  • روابط بين المهام أربعة أنواع من الروابط ومهلة بالأيام. الرابط إلى المهمة نفسها أو إلى مشروع آخر أو الذي يغلق حلقة يُرفض.
  • تقدّم المخرَج مهامه المكتملة من مجموعها. نسبة محسوبة، لا خانة يملؤها أحد.

ما يمكن أن يسوء

الفرق بين خطة مشروع وقائمة مهام.

  • سجل المخاطر فئة ومسؤول وتاريخ مراجعة وخطط تخفيف مكتوبة بوضوح.
  • درجة تتبع الاحتمال والأثر تختارون الاثنين، وتنتج الدرجة عنهما، وتُحتسب من جديد فور تغيّر أحدهما.
  • مشكلات بدرجة خطورة وحالة حل ست درجات خطورة وخمس حالات ومسؤول وتاريخ. ويُحفظ يوم الحل.
  • المشكلة تولد من الخطر الذي أنذر بها تُفتح من الخطر فترث مشروعه — ويبقى الرابط مقروءاً في الاتجاهين.
  • المشكلة تنشئ المهمة التي تحلّها بالأولوية نفسها والموعد نفسه والمسؤول نفسه، ومكتوبة بلغة مساحة عملكم.
  • أهداف مرقّمة للمشروع قيمة مستهدفة وقيمة محققة ووحدة وموعد، على بطاقة المشروع.

الوقت والمال

ثلاثة سجلات تجيب عن ثلاثة أسئلة مختلفة، ولا واحد منها ينطق باسم الآخر.

  • ساعات مسجّلة على المهمة التاريخ والشخص والمهمة المخدومة، وهل الساعة قابلة للفوترة وبأي تعرفة.
  • تقديم واعتماد أو رفض مسبّب الرفض يطلب سببه. والاعتماد يمكن أن يتم دفعة واحدة، والساعة المعتمدة لا تُعدَّل بعدها.
  • الساعات المعتمدة تصعد إلى المهمة المقدَّر والمنجَز يُقرآن جنباً إلى جنب، على المهمة التي استهلكتهما.
  • موازنة مخططة حسب الفئة يد عاملة ومواد ومعدات ومناولة وتنقل ومصاريف عامة، سطراً سطراً.
  • الكلفة الفعلية تأتي من القيود السطور المحاسبية التي تحمل المشروع، حسب الحساب، وبالصلاحية نفسها التي يقتضيها دفتر الأستاذ.
  • الموازنة مقابل المنجز حسب الحساب والفترة Professional+ سؤال الفارق له جواب في المحاسبة، حيث تتكلم الخطة والواقع اللغة نفسها.

الملف والأشخاص

ما يبقى من المشروع بعد انتهائه، ومن عمل فيه أثناءه.

  • وثائق مشروع مصنّفة ميثاق وعقد ومحضر معاينة ومحضر اجتماع وتقرير حالة ووثيقة استلام وتقرير إغلاق.
  • قوالب وثائق ونسخ متتابعة تنطلق الوثيقة من قالب وتحتفظ بنسخها المتتابعة بدل أن تدهسها.
  • ملف المشروع كاملاً في وثيقة واحدة المعلومات والمراحل والمهام والمعالم والمخرجات والمخاطر والمشكلات والساعات والفواتير في قطعة واحدة.
  • جهات اتصال المشروع بأدوارها منقولة من الصفقة، مع تمييز جهة الاتصال الرئيسية.
  • إسناد الموارد شخص وفترة ونسبة مئوية وعدد الساعات المخططة.
  • الإسناد المزدوج يظهر الإسنادات المتداخلة تُجمع على كامل الفترة، وعلى كل المشاريع معاً.

ثلاثة أمور تغيّر طريقة العمل

الباقي في مركز المساعدة.

الصفقة الرابحة تصير مشروعاً مهيكلاً سلفاً

لا ينطلق المشروع من صفحة بيضاء: العميل وجهات الاتصال بأدوارها والملاحظات وتاريخ الإغلاق المتوقع تأتي من الصفقة، والقالب الذي اخترتموه يضع المراحل والمعالم والمخرجات قبل أن يفتح أحد الملف، والتواريخ تتتابع من يوم الانطلاق حسب مدة كل مرحلة. صفقة واحدة تعطي مشروعاً واحداً، والمحاولة الثانية تُرفض بدل أن تُكرّر.

المسار نفسه انطلاقاً من أمر بيع معتمد، إن كان هذا المُطلِق الذي تفضّلونه.

ما كلّفه المشروع، ومن أين يأتي الرقم

ثلاثة سجلات تجيب عن ثلاثة أسئلة: موازنة المشروع تحمل الخطة بفئاتها، وأوراق الوقت تحمل العمل بساعات معتمدة مسجّلة على المهمة التي استهلكتها، والمال يأتي من مكان آخر — كل فاتورة عميل وكل فاتورة مورّد يمكن أن تحمل المشروع، والكلفة التي تقرؤونها هي مجموع القيود المحاسبية التي تحمله، معروضة حسب الحساب. لا يُعرض هنا أي فارق: فئات الخطة لا تقابل أي حساب، وسؤال الفارق يُطرح في المحاسبة حسب الحساب والفترة.

ثلاثة سجلات وثلاثة أسئلة — وكلفة تأتي من القيود.

ما قد يسوء مكتوب، وما يسوء يصير عملاً

يُكتب الخطر قبل وقوعه: فئته والشخص الذي يحمله وتاريخ مراجعته وخطط التخفيف بوضوح، وتختارون احتماله وأثره فتنتج الدرجة عنهما وتُحتسب من جديد فور تغيّر أحدهما. ويوم يقع الخطر تُفتح المشكلة منه، فترث مشروعه وتحتفظ بالرابط إليه وتنشئ المهمة التي تحلّها بالأولوية نفسها والموعد نفسه والمسؤول نفسه، مكتوبة بلغة مساحة عملكم.

الرابط بين الثلاثة يبقى مقروءاً في الاتجاهين.

لوحة قيادة المشاريع

ثلاثة أقسام: المشاريع والمهام والأشخاص.

على لوحة القيادة

  • مشاريع جارية
  • مشاريع يحلّ موعدها هذا الأسبوع
  • مشاريع تجاوزت موعدها
  • نسبة الإنجاز
  • الموازنة المخططة لكل المشاريع
  • مهام متأخرة
  • أشخاص يعملون على مهام
  • مخرجات مكتملة
  • مخاطر مرتفعة
  • أشخاص تجاوزوا طاقتهم

تقارير جاهزة

  • ملف كامل لمشروع واحد
  • المشاريع حسب الحالة
  • المعالم القادمة
  • المهام حسب الشخص
  • أعلى المخاطر

ما تضبطونه مرة واحدة

القالب الافتراضي والترقيم جاهزان من البداية، والمُطلِقان التلقائيان يُفتحان يوم تحتاجونهما.

  • القالب المطبَّق افتراضياً

    كل مشروع جديد ينطلق منه، إلا إذا اخترتم غيره لحظة الإنشاء.

  • ترقيم المشاريع

    صيغتكم والرقم التالي وعدد الخانات، وإعادة التصفير شهرياً أو فصلياً أو سنوياً.

  • الصفقة الرابحة تنشئ مشروعها يُفعَّل

    عند المرحلة التي تعيّنونها من مسار البيع، وعندها وحدها.

  • أمر بيع معتمد ينشئ مشروعه يُفعَّل

    المُطلِق الثاني، للمهن التي يبدأ فيها المشروع من الأمر لا من التوقيع.

  • ما يرثه المشروع

    جهات الاتصال والملاحظات تنتقل افتراضياً، والأنشطة والمرفقات تنتقل إن طلبتم ذلك.

ثلاث طرق للاستعمال

  • وكالة

    قالب لكل نوع مهمة، ومخرجات تحمل ما يُسلَّم للعميل، وساعات قابلة للفوترة مسجّلة على المهمة. ما بيع وما أُنفق يُقرآن على البطاقة نفسها.

  • مكاتب دراسات ومركّبون

    مراحل طويلة ومعالم تعاقدية وسجل مخاطر ينفع فعلاً: تأخّر المورّد مكتوب قبل وقوعه، بمن يتابعه وبالخطة المتفق عليها.

  • مكتب استشارات

    مواد قليلة وساعات كثيرة. الموازنة المخططة تتسع لبضعة سطور، واعتماد الساعات يتم دفعة واحدة آخر الأسبوع، والكلفة الفعلية تُقرأ من قيود العميل.

أسئلة تُطرح علينا

هل يمكن إنشاء مشروع من صفقة رابحة؟

نعم، بحركة واحدة من الصفقة، أو تلقائياً عند المرحلة التي تعيّنونها من مسار البيع. العميل وجهات الاتصال بأدوارها والملاحظات وتاريخ الإغلاق المتوقع تنتقل جميعها، والقالب الذي اخترتموه يضع المراحل والمعالم والمخرجات سلفاً. صفقة واحدة تعطي مشروعاً واحداً.

هل يمكن فوترة الوقت المنقضي؟

تحمل الساعة ما تحتاجون معرفته: هل هي قابلة للفوترة، وبأي تعرفة، ومجموع القابل للفوترة يُقرأ على بطاقة المشروع. ثم تصدر الفاتورة من الفوترة وتحمل المشروع. ما لا يوجد اليوم هو زر يحوّل ورقة وقت إلى سطور فاتورة: الساعات تدلّكم على ما يُفوتر، وأنتم تحرّرون الفاتورة.

هل يمكن إعادة استعمال هيكل مشروع نموذجي؟

هذا ما يفعله القالب. يحمل مراحله بمددها ومعالمه ومخرجاته، وتتتابع التواريخ من يوم انطلاق المشروع. ويمكنكم تعيين قالب افتراضي أو اختيار غيره لحظة الإنشاء.

كيف نعرف ما كلّفه المشروع؟

من القيود المحاسبية التي تحمل المشروع، معروضة حسب الحساب. كل فاتورة عميل وكل فاتورة مورّد يمكن أن تسمّي مشروعاً، والكلفة التي تقرؤونها هي مجموع ما رُحّل فعلاً — الرقم نفسه الذي يحمله دفتر الأستاذ. والمشروع الذي لا تسمّيه أي وثيقة يقول لكم ذلك بدل أن يعرض صفراً.

هل يوجد مخطط جانت؟

لا. تسجّلون أي مهمة تنتظر أيّها، بنوع الرابط والمهلة بالأيام، والرابط الذي يغلق حلقة يُرفض. وتُقرأ هذه الروابط كقائمة على المهمة، لا تُرسم على شريط زمني ولا تحرّك أي تاريخ.

هل يمكن مشاركة التقدّم مع العميل؟

ليس في فضاء يدخل إليه: لا توجد بوابة عملاء اليوم. ما يمكنكم إرساله إليه هو ملف المشروع كاملاً في وثيقة واحدة — المعلومات والمراحل والمهام والمعالم والمخرجات والمخاطر والمشكلات والساعات في قطعة واحدة.

ماذا يحدث إذا أُسند شخص إلى مشروعين في الوقت نفسه؟

ترونه. الإسنادات المتداخلة تُجمع على كامل الفترة وعلى كل المشاريع معاً، وعدد من تجاوزوا طاقتهم رقم على لوحة القيادة.

مستعد للتجربة؟

ابدأ تجربتك المجانية لمدة 14 يوماً الآن.

تحدث مع خبير VIA ERP

املأ النموذج وسيتواصل معك خبير خلال 24 ساعة.