اطلبوا، قارنوا، اشتروا، استلموا وادفعوا — دون أن تدفعوا أكثر مما وصلكم.
يسلك كل شراء المسار نفسه، من التعبير عن الحاجة إلى تسديد المورد. في كل مرحلة تعرفون ما التزمتم به، وما وصل فعلاً، وما بقي مستحقاً.
متاح ابتداءً من باقة Business. الأسعار
حاجة معلنة، دون أي التزام
عدة عروض على القائمة نفسها
التزام تجاه المورد
ما وصل فعلاً، سطراً بسطر
دين مفتوح تجاه المورد
الدين مسدد، ومؤرخ
المسار نفسه سواء مرّ باستشارة الموردين أو ذهب مباشرة إلى أمر الشراء.
السعر المدفوع نادراً ما يكون السعر المتفاوض عليه، والفارق يظهر متأخراً.
قد يكون جيداً بالفعل، لكن لا أحد يعرف ذلك يقيناً، لأن لا وقت لاستشارة السوق عند كل أمر شراء.
أمر الشراء في ملف، وسند الاستلام في ملف آخر، والفاتورة في بريد إلكتروني. نادراً ما تلتقي الثلاثة.
أضيفوا الشحن والرسوم الجمركية والمناولة، فلا يبقى الهامش الذي ظننتموه.
خمس مراحل، وكل وثيقة تحمل ما قبلها.
يعبّر قسم عن حاجة، ويمر الطلب للاعتماد قبل أي التزام خارج المؤسسة.
ترسلون قائمة المواد نفسها إلى عدة موردين، وتسجلون ردودهم، وتعرضونها جنباً إلى جنب.
يحمل أمر الشراء العرض المعتمد دون إعادة إدخال. سعر كل سطر هو المتفق عليه مع ذلك المورد، والسطر يبيّن مصدره.
تسجلون ما يصل، دفعة واحدة أو على دفعات، مع الفصل بين المقبول والمرفوض. واستلام أكثر مما طُلب مرفوض.
تُقارن فاتورة المورد بأمر الشراء وسند الاستلام. ما تطابق يمضي، وما خرج عن ذلك ينتظر قراراً.
أربع مجموعات: معرفة الموردين، وضعهم في منافسة، استلام ما طُلب، وعدم دفع سواه.
هي التي تقرر إن كنتم تشترون جيداً، أم تشترون فحسب.
استشارة ثلاثة موردين تستغرق نصف يوم حين يصل كل عرض بصيغة مختلفة. ترسلون قائمة المواد نفسها إلى عدة موردين، وتُعرض ردودهم جنباً إلى جنب مادة بمادة، فتُسندون الصفقة كاملة أو توزعونها سطراً بسطر.
واحدة للجميع
تُرسل إلى عدة موردين
السعر والمهلة والشروط
مادة بمادة
كامل الصفقة، أو سطراً بسطر
أمر الشراء يحمل العرض المعتمد كما هو: ما قارنتموه هو ما تشترونه.
ثلاث وثائق تصف الشراء نفسه: ما طُلب، وما وصل، وما فُوتر. تقارنها المنظومة سطراً بسطر. تحددون الفارق المقبول نسبةً، فما دونه يمضي، وما فوقه يُعلَّم وينتظر قراراً قبل الدفع لا بعده.
الوثائق الثلاث تلتقي سطراً بسطر. اثنتان من ثلاث لا تكفيان لإطلاق دفعة.
سعر المصنع لا يقول كم كلفتكم البضاعة. الشحن والجمارك والتأمين والمناولة تأتي لاحقاً، غالباً على فاتورة لا تذكر أياً من المواد المعنية. تربطونها بسند الاستلام الذي سببها، فتوزَّع على البضاعة المستلمة، وتعكس قيمة المخزون وهامش البيع الكلفة الحقيقية.
ما ورد في أمر الشراء
يُفوتران منفصلين، وغالباً لاحقاً
نادراً ما تُربط بمادة بعينها
كل مصروف يقع على ما حمله
التي تُقوّم المخزون وتحدد الهامش
بدون هذا التوزيع، الهامش المعلن هو هامش أمر الشراء لا هامش العملية.
لكل واحد رأي في المورد الذي يتأخر، وقليلة هي المؤسسات القادرة على إثباته. تحتسب المنظومة تقييم كل مورد من تاريخكم أنتم: الالتزام بالمواعيد، جودة ما يصل، استقرار الأسعار، وسرعة الاستجابة. ويظهر التقييم على بطاقة المورد نفسها.
سُلّم في الموعد الموعود أم لا
ما قُبل وما رُفض
ما كلفته المادة نفسها عبر الزمن
الوقت اللازم للرد والتأكيد
من تاريخكم، لا من ترتيب عام
أربعة معايير محسوبة على أوامر شرائكم. المورد الجديد بلا تقييم حتى يصير له تاريخ.
يُحكم على الشراء بما يستطيع تفسيره: من التزم بالإنفاق، وعلى أي أساس.
على طلب الشراء، وعلى أمر الشراء، وعلى فاتورة المورد.
كلما ثقل الالتزام ارتفع مستوى من يمنحه.
الضابط في المنظومة، لا في يقظة أمين المخزن.
الإرجاع يُسوّى مالياً لا مادياً فقط.
من الفاتورة إلى الاستلام، ومن الاستلام إلى الأمر، ومن الأمر إلى الطلب.
من يلتزم، ومن يستلم، ومن يعتمد.
تجيب لوحة المتابعة عن أسئلة لجنة الشراء. هذه وثائقكم المسجلة، وليست توقعاً.
ابدأوا بالشراء المباشر إن كانت تلك ممارستكم، وأضيفوا المراحل الأسبق حين تصبح مفيدة.
خمسة تسلسلات ممكنة، من الدورة الكاملة إلى أمر الشراء المباشر.
النسبة التي تمر دونها الفاتورة بلا تدخل.
صيغة لكل نوع وثيقة، مع دورة التصفير التي تعتمدونها.
الآجال التي يمنحها موردوكم، تُطبَّق افتراضياً.
يبقى منتظراً، أو يُسلَّم جزئياً، أو يُرفض.
المبلغ الذي ينتظر عنده الالتزام قراراً.
كم يكلف أمر بعملة أجنبية اليوم، قبل إصداره.
نعم. تذهب قائمة المواد نفسها إلى عدة موردين، وتُعرض ردودهم جنباً إلى جنب مادة بمادة، ثم تُسندون الصفقة كاملة أو كل سطر إلى المورد الأفضل فيه.
تُقارن الفاتورة بأمر الشراء وسند الاستلام سطراً بسطر. تحددون الفارق المقبول، فما دونه تمضي الفاتورة، وما فوقه تُعلَّم وتنتظر قراراً قبل أي دفع.
تربطون هذه المصاريف بسند الاستلام المعني فتوزَّع على البضاعة المستلمة، وتعكس قيمة المخزون وهامش البيع كلفة العملية الحقيقية. هذا التوزيع ضمن باقة Enterprise.
نعم. كل دفعة تعطي سند استلام مرتبطاً بالأمر نفسه، مع فصل المقبول عن المرفوض. وما لم يصل يبقى منتظراً، واستلام أكثر مما طُلب مرفوض.
الإرجاع يُخرج الكميات المعادة، والمطالبة تطلب من المورد ما يدين به، والإشعار الدائن المستلم يُخصم من فاتورة لاحقة. الوثائق الثلاث مترابطة، فيُسوّى الإرجاع مالياً كما يُسوّى مادياً.
هي متاحة ابتداءً من باقة Business. أما الاعتماد بحسب المبلغ فضمن باقة Professional، وتوزيع مصاريف الاستيراد ضمن باقة Enterprise. صفحة الأسعار تفصّل ما تغطيه كل باقة.
