Les 5 étapes du cycle d'achat

1. La demande d'achat

Tout commence par un besoin. Un collaborateur identifie un besoin en fournitures, matériel ou services et crée une demande d'achat dans VIA ERP. La demande passe ensuite par un workflow d'approbation configurable — un niveau pour les achats courants, plusieurs niveaux pour les dépenses significatives.

2. Le bon de commande fournisseur

Une fois approuvée, la demande est convertie en bon de commande (BC) en un clic. Le BC inclut les articles demandés, les conditions de prix négociées avec le fournisseur, les délais de livraison et les conditions de paiement. Il est envoyé directement au fournisseur par email depuis VIA ERP.

3. La réception des marchandises

À la livraison, l'équipe enregistre la réception dans VIA ERP : quantités reçues, contrôle qualité, écarts par rapport à la commande. Le bon de réception est automatiquement lié au bon de commande d'origine pour garantir la traçabilité.

4. Le rapprochement triple

C'est la clé du contrôle des achats. VIA ERP compare automatiquement trois documents :

  • Le bon de commande — Ce que vous avez commandé
  • Le bon de réception — Ce que vous avez reçu
  • La facture fournisseur — Ce qu'on vous facture

Si les trois correspondent, la facture est automatiquement validée. En cas d'écart (quantité différente, prix modifié, article manquant), le système alerte le responsable pour une vérification manuelle.

5. Le paiement fournisseur

Les factures validées sont intégrées au planning de paiement. VIA ERP gère les échéanciers, les paiements partiels et les remises pour paiement anticipé. Vous gardez une visibilité complète sur vos engagements financiers.

Les bénéfices mesurables

  • Réduction des erreurs de facturation de 85% grâce au rapprochement triple automatique
  • Temps de traitement des factures réduit de 60% — plus de vérification manuelle ligne par ligne
  • Visibilité en temps réel sur les engagements d'achat et le budget disponible
  • Relations fournisseurs améliorées — paiements à temps, historique d'achats accessible

Conclusion

Un cycle d'achat structuré n'est pas un luxe réservé aux grandes entreprises. Avec VIA ERP, même une PME de 10 personnes peut mettre en place un processus d'achat professionnel en quelques jours.