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Automatisation — vos règles tournent, même la nuit

Vous décrivez la règle une fois. Le document se convertit, la piste part au bon commercial, la relance sort au bon moment.

Rien ici ne se programme. Vous posez une condition — un statut, un montant, un délai — et vous choisissez ce qui doit suivre. Le reste se déclenche seul, et chaque déclenchement laisse sa trace : qui a décidé, quelle règle a agi, quel jour.

  • Onze enchaînements de documents
  • Vos modèles d’e-mail, pas un message générique
  • Chaque déclenchement est tracé

Inclus à partir de la formule Business. Tarifs

Commencer l'essai gratuit — 14 jours
Aucune carte de crédit Configuré en 5 minutes Annulable à tout moment

Une règle, pas un développement.

Ce que coûtent les gestes que personne n’a le temps de faire

Ce ne sont jamais les tâches difficiles qui se perdent, ce sont les tâches répétitives.

  • Le devis accepté attend sa commande

    Le client a signé mardi. La commande se saisit vendredi, à la main, à partir du devis, et deux lignes changent au passage.

  • La piste reste sans propriétaire

    Elle arrive le soir, personne ne la voit, et le rappel se fait trois jours plus tard. Le concurrent, lui, a rappelé le lendemain.

  • La relance ne part que quand on y pense

    La facture est échue depuis trois semaines. Personne n’a relancé, parce que relancer est le travail de tout le monde et de personne.

Ce que vous automatisez sans écrire une ligne

Quatre familles : ce qui enchaîne vos documents, ce qui trie et oriente vos pistes, ce qui exige un accord avant l’engagement, et ce qui part par e-mail avec votre texte.

Enchaîner les documents

Onze passages configurables, du devis à la facture et de la demande d’achat à la facture fournisseur.

  • Devis, commande, bon de livraison, facture À activer Cinq passages côté vente, chacun activable seul : le document suivant se crée avec ses lignes, ses remises et ses taxes.
  • Demande d’achat, appel d’offres, commande, réception, facture Business+ Six passages côté achat, alignés sur le chemin documentaire que vous avez choisi.
  • L’opportunité gagnée devient un devis ou une commande À activer Le passage se déclenche à l’étape du pipeline que vous nommez.
  • La condition qui déclenche À activer Un statut atteint, un montant compris entre deux bornes, un délai écoulé depuis ce statut — seuls ou combinés.
  • Un document en attente de validation ne se convertit pas À activer La règle s’arrête d’elle-même tant que l’accord n’est pas donné, même si vous l’avez configurée autrement.

Trier et orienter les pistes

Le score se calcule, le seuil déclenche, la règle d’affectation choisit le commercial.

  • Un score construit sur vos critères À activer Source, secteur, pays, taille, intitulé de poste, statut, priorité — chaque règle ajoute ou retire des points.
  • Quatre actions au franchissement d’un seuil À activer Fixer la priorité, désigner un commercial, notifier les rôles que vous nommez, ou qualifier la piste.
  • La qualification crée le contact et l’opportunité À activer Le passage automatique reprend le chemin de la qualification manuelle, sans ressaisie.
  • L’affectation à tour de rôle À activer Les pistes se répartissent entre les commerciaux que vous listez, chacune à son tour, dans l’ordre.
  • Des conditions d’affectation par nature d’affaire À activer Pour une piste : source, pays, secteur, société, score. Pour une opportunité : étape, montant, probabilité.
  • Une attribution manuelle n’est jamais écrasée À activer La règle ne se déclenche que si personne n’a encore pris le dossier.

Exiger un accord avant l’engagement

Huit types de documents peuvent demander une validation, chacun activable séparément.

  • Commandes, factures, avoirs et notes de débit Professional+ Côté vente comme côté achat, y compris la demande d’achat et le retour fournisseur.
  • Des niveaux qui s’ajoutent avec le montant Professional+ Au-delà du seuil que vous fixez, un deuxième validateur s’ajoute au premier plutôt que de le remplacer.
  • La délégation pendant une absence Professional+ Les demandes en attente sont réadressées, et les niveaux restants se recalculent sur le nouveau validateur.
  • Le document reste bloqué tant que l’accord manque Professional+ Il ne se convertit pas, il ne s’envoie pas, et la règle automatique le laisse en place.

Envoyer vos mots, pas les nôtres

48 emplacements de modèle répartis sur dix types de documents, chacun avec ses propres champs à insérer.

  • Un modèle par document et par situation Envoi, relance, acceptation, refus, annulation, révision, expiration proche — le devis en compte huit à lui seul.
  • Les champs du document s’insèrent seuls Numéro, date, client, montant, échéance, commercial, société — écrits une fois dans le modèle.
  • Les relances automatiques utilisent ces modèles Ce qui part la nuit est le texte que vous avez relu, pas un message système.
  • Des pièces jointes attachées au modèle Conditions générales, plaquette, attestation — jointes à chaque envoi qui utilise ce modèle.

Trois automatisations en détail

Celles qui changent une journée de travail plutôt qu’un clic.

Le document suivant se crée pendant que vous faites autre chose

À activer

Vous décidez une fois de ce qui doit suivre un devis accepté, et le reste se passe sans vous. La commande naît du devis avec ses lignes, ses remises et ses taxes, puis le bon de livraison naît de la commande, puis la facture. Vous pouvez n’en activer qu’un seul passage, ou toute la chaîne.

La condition est la vôtre : un statut atteint, un montant compris entre deux bornes, un nombre de jours écoulés depuis ce statut. Les montants sont comparés dans votre monnaie de référence, donc une règle à seuil se comporte pareil sur un document en devise.

Une garantie vaut d’être connue : un document qui attend une validation ne se convertit pas, même si la règle dit qu’il le devrait. L’accord passe avant l’automatisme.

Onze passages de ce type, activables un par un.

La piste arrive notée, priorisée et attribuée

À activer

Chaque piste est notée sur les critères que vous avez posés : la source, le secteur, le pays, la taille de la société, l’intitulé du poste. Une règle ajoute des points, une autre en retire, et le total suit la piste.

Au franchissement d’un seuil, vous choisissez ce qui se passe : la priorité change, un commercial est désigné, les rôles que vous nommez sont notifiés, ou la piste est qualifiée — et la qualification crée alors le contact et l’opportunité comme si vous l’aviez faite à la main.

La règle d’affectation prend le relais et répartit les pistes entre les commerciaux que vous listez, chacune à son tour. Elle ne se déclenche que si personne n’a encore pris le dossier : ce que vous avez attribué vous-même reste attribué.

Le score n’est pas un affichage : il déclenche.

Rien d’engageant ne part sans l’accord prévu

Professional+

Huit types de documents peuvent exiger une validation avant de partir — commandes, factures, avoirs et notes de débit, côté vente comme côté achat. Vous activez le contrôle document par document plutôt que d’un seul bloc.

Le montant décide de la profondeur du contrôle : au-delà du seuil que vous fixez, un deuxième validateur s’ajoute au premier au lieu de le remplacer. Une absence ne bloque rien, parce que la délégation réadresse les demandes en attente et recalcule les niveaux restants sur celui qui reprend.

Tant que l’accord manque, le document ne se convertit pas et ne s’envoie pas. C’est la seule règle que les automatismes de conversion ne peuvent pas contourner.

Le seuil ajoute un validateur, il ne le remplace pas.

Ce qui tourne sans que personne le lance

Les automatismes ci-dessous s’exécutent seuls. Chacun relève du module auquel il appartient, et chacun envoie vos modèles plutôt qu’un message générique.

  • Les devis expirent et préviennent avant

    Un avertissement avant l’échéance, un avis après, et le devis passe de lui-même en expiré.

  • Les commandes rappellent la livraison qui approche

    Et signalent celles dont la date est passée sans bon de livraison.

  • Les factures échues se relancent par paliers

    Chaque palier a son délai et son ton, et un palier déjà envoyé ne repart pas.

  • Les paiements attendus se rappellent

    Côté client comme côté fournisseur.

  • Les factures récurrentes se génèrent

    À l’échéance de l’abonnement, numérotées selon vos compteurs.

  • Les chèques arrivent à échéance et le signalent À activer

    Avant la date, pour que la remise en banque ne se découvre pas après.

  • Les conversions en attente sont reprises À activer

    Un passage de balayage rattrape les règles à délai, en plus du déclenchement immédiat.

  • Les opportunités qui stagnent remontent À activer

    Au-delà du temps que vous accordez à une étape, la notification part.

  • Les compteurs de numérotation se réinitialisent

    Au jour, au mois ou à l’exercice, selon la règle que vous avez posée.

  • Les tâches, rendez-vous et activités rappellent

    Avant l’échéance, puis après si elle est passée.

  • Les factures fournisseurs se rapprochent seules Business+

    Commande, réception et facture appariées, l’écart au-delà de votre tolérance signalé avant le paiement.

  • Les fournisseurs sont notés sur leurs livraisons Business+

    Délai, conformité et prix, recalculés à mesure que les réceptions arrivent.

  • Les lots proches de la péremption alertent Business+

    Avant la date, pour que le stock concerné puisse encore être écoulé.

  • Les prix et les promotions s’activent et s’arrêtent Business+

    À la date que vous avez fixée, sans intervention le jour même.

Le module ne produit rien à lui seul : il fait agir les autres.

Vous activez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin

Les quatre automatismes du module arrivent éteints. Rien ne se déclenche tant que vous ne l’avez pas décidé, et chacun s’active séparément.

  • Le score des pistes À activer

    Éteint au départ. Vos règles de points et vos seuils se posent avant l’activation.

  • Les règles d’affectation À activer

    Éteintes au départ, et sans effet sur ce qui est déjà attribué.

  • Les conversions automatiques À activer

    Éteintes au départ, activables passage par passage plutôt qu’en bloc.

  • Les validations de documents Professional+

    Éteintes au départ, puis activables type de document par type de document.

  • Le rythme des vérifications À activer

    Vous choisissez la fréquence à laquelle les règles à délai sont reprises.

  • Le chemin documentaire Business+

    Vos achats peuvent passer par la demande, l’appel d’offres et la réception, ou aller droit à la commande.

  • Les modèles d’e-mail

    Disponibles sans activation, et modifiables avant que la première relance ne parte.

Questions fréquentes

Faut-il un développeur pour poser une règle ?

Non. Une règle se décrit dans un écran : le document concerné, la condition, ce qui doit suivre. Il n’y a rien à écrire ni à déployer.

Une règle s’applique-t-elle aux documents déjà enregistrés ?

Elle s’applique à partir du moment où vous l’activez. Les documents existants ne sont pas repris rétroactivement, et un document déjà converti ne l’est jamais deux fois.

L’affectation automatique peut-elle écraser ce que j’ai attribué ?

Non. La règle ne se déclenche que si le dossier n’a pas encore de commercial. Ce que vous attribuez vous-même reste attribué.

Peut-on répartir les pistes selon la charge de chacun ?

Non. La répartition se fait à tour de rôle, dans l’ordre de la liste que vous avez définie. Une répartition qui tiendrait compte du nombre de dossiers déjà ouverts n’est pas disponible.

Les relances partent-elles avec mon texte ?

Oui. Chaque type de document et chaque situation a son modèle, et les envois automatiques utilisent ces modèles avec les champs du document déjà remplis.

Que se passe-t-il si une règle se déclenche sur un document qui attend une validation ?

Rien. La conversion s’arrête d’elle-même tant que l’accord n’est pas donné. L’automatisme ne contourne jamais le contrôle.

Peut-on savoir ce qu’une règle a fait ?

Oui. Chaque conversion garde ce qui l’a déclenchée et le document dont elle est née, et la chaîne se relit depuis l’un ou l’autre des deux documents.

Ce qui n’est pas encore là

Deux options apparaissent aujourd’hui dans les écrans et ne font pas ce que leur nom annonce. Elles sont nommées ici plutôt que vendues ailleurs.

  • La répartition selon la charge Le choix existe dans l’écran, mais la répartition reste un tour de rôle : le nombre de dossiers déjà ouverts n’entre pas dans le calcul.
  • La réaffectation automatique sur dépassement de délai Le dépassement se signale par notification. Le changement de propriétaire reste un geste manuel.

Posez une règle, regardez-la tourner

Activez un seul enchaînement pour commencer — le devis vers la commande, par exemple — et jugez sur une semaine.

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