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Achats & Fournisseurs

Demandez, comparez, commandez, réceptionnez et payez — sans jamais payer plus que ce que vous avez reçu.

Chaque achat suit le même chemin, de l’expression du besoin au règlement du fournisseur. À chaque étape, vous savez ce qui est engagé, ce qui est arrivé et ce qui reste dû.

  • Comparaison des offres fournisseurs
  • Prix fournisseur repris avec sa source
  • Contrôle de la facture avant paiement

Inclus à partir de la formule Business. Tarifs

Commencer l'essai gratuit — 14 jours
Aucune carte de crédit Configuré en 5 minutes Annulable à tout moment

Le même chemin qu’il passe par une consultation ou qu’il aille droit à la commande.

Ce que coûte un achat mal tenu

Le prix payé n’est presque jamais le prix négocié, et l’écart se voit trop tard.

  • On commande au même fournisseur depuis dix ans

    Sans doute est-il bon. Personne ne le sait vraiment, parce que personne n’a le temps de consulter ailleurs à chaque commande.

  • La facture arrive, et personne ne vérifie ce qui a été livré

    Le bon de commande est dans un classeur, le bon de réception dans un autre, la facture dans une boîte mail. Les trois se recoupent rarement.

  • Le prix d’achat paraît bon jusqu’au transport

    On ajoute le fret, les droits de douane, la manutention, et la marge que l’on croyait avoir n’est plus celle que l’on a.

De l’expression du besoin au règlement

Cinq temps, et chaque pièce reprend celle qui la précède.

  1. 01

    Demander

    Un service exprime un besoin. La demande circule pour approbation avant que le moindre engagement ne soit pris à l’extérieur.

  2. 02

    Consulter

    Vous interrogez plusieurs fournisseurs sur la même liste d’articles, vous enregistrez leurs réponses, et vous les mettez côte à côte.

  3. 03

    Commander

    La commande reprend l’offre retenue, sans ressaisie. Le prix de chaque ligne est celui négocié avec ce fournisseur, et la ligne indique d’où il vient.

  4. 04

    Réceptionner

    Vous enregistrez ce qui arrive, en une fois ou en plusieurs, en distinguant ce que vous acceptez de ce que vous refusez. Recevoir plus que commandé est refusé.

  5. 05

    Contrôler et payer

    La facture du fournisseur est confrontée à la commande et à la réception. Ce qui concorde suit son cours ; ce qui s’en écarte attend une décision.

Ce que vous pilotez depuis les achats

Quatre familles : connaître vos fournisseurs, mettre en concurrence, recevoir ce qui a été commandé, et ne payer que cela.

Fournisseurs

  • Fiche fournisseur complète Coordonnées, conditions de règlement, devise et interlocuteurs.
  • Prix négocié par fournisseur et par produit Repris automatiquement dès que vous choisissez le fournisseur.
  • La source du prix est affichée sur la ligne Prix négocié, fournisseur habituel ou coût de référence : vous voyez lequel a servi.
  • Historique d’achat par fournisseur Ce que vous lui avez acheté, quand, et à quel prix.
  • Note du fournisseur sur quatre critères Ponctualité, qualité de ce qui arrive, stabilité des prix et réactivité.

Demande et consultation

  • Demande d’achat validée en interne Le besoin est arbitré avant de sortir de l’entreprise.
  • Consultation de plusieurs fournisseurs La même liste d’articles part à tous, ce qui rend les réponses comparables.
  • Réponses fournisseurs enregistrées Prix, délai et conditions, saisis à mesure qu’ils arrivent.
  • Comparaison des offres côte à côte Article par article, avec les écarts visibles sans calcul.
  • Attribution totale, ou ligne par ligne Rien n’oblige à donner tout le lot au même fournisseur.

Commande et réception

  • Bon de commande depuis l’offre retenue Les lignes, les prix et les délais suivent, sans ressaisie.
  • Réception totale ou partielle Une commande livrée en trois fois donne trois réceptions rattachées.
  • Contrôle à la réception, ligne par ligne Ce que vous acceptez et ce que vous refusez sont deux quantités distinctes.
  • Sur-réception refusée Recevoir plus que ce qui a été commandé demande une décision, pas un clic.
  • Reliquats sur ce qui n’est pas arrivé À activer Ce qui manque reste attendu au lieu de disparaître de la commande.
  • Frais d’approche répartis sur la marchandise Enterprise+ Fret, douane, assurance et manutention retombent sur ce qu’ils ont réellement porté.

Facturation et contrôle

  • Facture fournisseur confrontée à la commande et à la réception À activer Le rapprochement à trois niveaux, fait sur chaque ligne plutôt que sur le total.
  • Écart au-delà de votre tolérance signalé À activer Vous fixez la marge acceptable ; au-delà, la facture attend une décision.
  • Retour fournisseur À activer Ce que vous renvoyez sort des quantités reçues et reste tracé.
  • Note de débit de réclamation À activer La pièce qui réclame au fournisseur ce qu’il vous doit après un retour.
  • Avoir fournisseur À activer Le crédit reçu s’impute sur une facture suivante au lieu de rester en suspens.

Quatre choses que le classeur ne fait pas

Ce sont elles qui décident si vous achetez bien, ou seulement si vous achetez.

Comparez avant de vous engager

Consulter trois fournisseurs prend une demi-journée quand chaque offre arrive dans un format différent. C’est pour cela que la plupart des commandes repartent chez le même, sans que personne n’ait décidé que c’était le meilleur.

Vous envoyez la même liste d’articles à plusieurs fournisseurs, vous saisissez leurs réponses à mesure, et VIA ERP les affiche côte à côte, article par article. Vous attribuez le lot entier à celui qui l’emporte, ou vous répartissez ligne par ligne quand chacun est meilleur sur une partie.

La commande reprend l’offre retenue telle quelle : ce que vous avez comparé est ce que vous commandez.

Ne payez jamais ce que vous n’avez pas reçu

À activer

Trois documents décrivent le même achat : ce que vous avez commandé, ce qui est arrivé, ce qui vous est facturé. Tant qu’ils vivent dans trois endroits différents, l’écart se paie.

VIA ERP les confronte ligne à ligne. Vous fixez l’écart que vous acceptez, en pourcentage ; en deçà, la facture suit son cours. Au-delà, elle est signalée et attend une décision — avant le règlement, pas au moment de la relance du fournisseur.

Les trois pièces se recoupent à la ligne. Deux sur trois ne suffisent pas à autoriser un règlement.

Votre marge inclut le transport

Enterprise+

Un prix départ usine ne dit pas ce que la marchandise vous coûte. Le fret, les droits de douane, l’assurance et la manutention arrivent après, souvent sur une facture qui ne mentionne aucun des articles concernés.

Vous rattachez ces frais à la réception qui les a provoqués, et VIA ERP les répartit sur les marchandises reçues. La valeur du stock et la marge de la revente reflètent alors ce que la marchandise a réellement coûté, et non ce qui figurait sur le bon de commande.

Sans cette répartition, la marge affichée est celle du bon de commande, pas celle de l’opération.

Choisissez vos fournisseurs sur des faits

Tout le monde a un avis sur le fournisseur qui livre en retard. Peu d’entreprises peuvent le montrer, et c’est l’avis qui décide au moment de commander.

VIA ERP calcule la note de chaque fournisseur à partir de votre propre historique : ponctualité des livraisons, qualité de ce qui arrive, stabilité des prix, réactivité. La note se lit sur la fiche du fournisseur, c’est-à-dire là où vous êtes au moment de comparer des offres ou de passer une commande.

Quatre critères calculés sur vos propres commandes. Un fournisseur nouveau n’a pas de note tant qu’il n’a pas d’historique.

Ce qui tient au moment du contrôle

Un achat se juge sur ce qu’il sait expliquer : qui a engagé la dépense, et sur quelle base.

  • Approbation au-delà d’un montant Professional+

    Sur la demande d’achat, sur la commande et sur la facture fournisseur.

  • Escalade par palier de montant Professional+

    Plus l’engagement est lourd, plus haut il remonte avant d’être accordé.

  • Sur-réception refusée à la ligne

    Le contrôle est dans le système, pas dans la vigilance du magasinier.

  • Retour, réclamation et avoir forment une chaîne À activer

    Un retour se solde financièrement, et pas seulement physiquement.

  • Chaque pièce pointe vers celle qui la précède

    De la facture à la réception, de la réception à la commande, de la commande à la demande.

  • Rôles responsable et utilisateur

    Qui peut engager, qui peut réceptionner, qui peut approuver.

Ce que le responsable des achats regarde

Le tableau de bord répond aux questions du comité d’achat. Ce sont vos pièces enregistrées, jamais une projection.

Sur le tableau de bord

  • Dépense d’achat sur la période
  • Commandes ouvertes
  • Réceptions enregistrées
  • Valeur moyenne d’une commande
  • Encours fournisseur restant dû
  • Factures fournisseurs en retard

Rapports prêts à l’emploi

  • Journal des bons de commande
  • Journal des réceptions
  • Journal des factures fournisseurs
  • Balance âgée fournisseurs

Un achat commence ailleurs et se termine ailleurs.

Ce que vous réglez une fois

Commencez par la commande directe si c’est votre pratique, et ajoutez les étapes quand elles deviennent utiles.

  • Le chemin d’achat qui correspond à votre organisation

    Cinq enchaînements possibles, de la demande complète à la commande directe.

  • Écart accepté entre commande, réception et facture À activer

    Le pourcentage en deçà duquel une facture passe sans intervention.

  • Séries et formats de numérotation

    Un format par type de pièce, avec la remise à zéro que vous pratiquez.

  • Conditions de règlement fournisseur

    Les échéances que vous accordent vos fournisseurs, appliquées par défaut.

  • Traitement de ce qui n’a pas été livré À activer

    Rester en attente, livrer partiellement, ou refuser.

  • Seuils d’approbation et paliers d’escalade Professional+

    Le montant à partir duquel un engagement attend une décision.

  • Aperçu de l’effet du change avant de commander Business+

    Ce qu’une commande en devise coûterait aujourd’hui, avant de la passer.

Questions fréquentes

Peut-on consulter plusieurs fournisseurs et attribuer ligne par ligne ?

Oui. La même liste d’articles part à plusieurs fournisseurs, leurs réponses s’affichent côte à côte article par article, et vous attribuez soit le lot entier, soit chaque ligne au fournisseur le mieux placé sur celle-là.

Que se passe-t-il si le fournisseur facture plus que ce qui a été livré ?

La facture est confrontée à la commande et à la réception, ligne à ligne. Vous fixez l’écart que vous acceptez ; en deçà, la facture suit son cours, au-delà elle est signalée et attend une décision avant tout règlement.

Comment le transport et les droits de douane entrent-ils dans le coût ?

Vous rattachez ces frais à la réception concernée, et ils se répartissent sur les marchandises reçues. La valeur du stock et la marge de la revente reflètent alors le coût réel de l’opération. Cette répartition fait partie de la formule Enterprise.

Peut-on réceptionner une commande en plusieurs fois ?

Oui. Chaque livraison donne une réception rattachée à la même commande, avec ce que vous acceptez et ce que vous refusez saisis séparément. Ce qui n’est pas encore arrivé reste attendu, et recevoir plus que commandé est refusé.

Comment gérer un retour fournisseur et l’avoir correspondant ?

Le retour sort les quantités renvoyées, la réclamation demande au fournisseur ce qu’il vous doit, et l’avoir reçu s’impute sur une facture suivante. Les trois pièces sont liées, si bien qu’un retour se solde financièrement autant que physiquement.

Le module Achats est-il inclus dans ma formule ?

Il est inclus à partir de la formule Business. Les approbations par montant relèvent de la formule Professional, et la répartition des frais d’approche de la formule Enterprise. La page tarifs détaille ce que couvre chaque formule.

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