Ventes — du devis à la livraison

Un devis devient une commande, puis une livraison, puis une facture. Sans ressaisie, et sans perdre le fil.

Vous vendez avec les documents que vos clients attendent, dans l’ordre que votre métier impose. Chaque étape reprend la précédente, garde la trace de qui a fait quoi, et laisse voir en permanence ce qui reste à livrer et ce qui reste à encaisser.

  • Cinq chemins documentaires configurables
  • Livraisons partielles suivies ligne par ligne
  • Historique complet de chaque pièce
Commencer l'essai gratuit — 14 jours
Aucune carte de crédit Configuré en 5 minutes Annulable à tout moment

Le chemin complet convient au négoce. Vous en retirez les étapes que votre activité n’utilise pas.

Ce que coûte une chaîne de vente en morceaux

Le travail commercial ne se perd pas dans les grandes décisions. Il se perd entre deux fichiers.

  • Le devis est dans un traitement de texte, la facture ailleurs

    Chaque document est retapé à partir du précédent. Une remise oubliée, une quantité modifiée après coup, et le client reçoit deux chiffres qui ne concordent pas.

  • Personne ne sait ce qui reste à livrer

    Une commande partiellement expédiée devient une conversation. On appelle l’entrepôt, on cherche le bon de livraison, on recompte à la main, et le client rappelle avant vous.

  • Annuler une commande déjà engagée prend la journée

    Il faut retrouver la livraison, la facture, l’avoir, et se souvenir de ce qui a déjà été envoyé au client. Chaque oubli se paie au moment du rapprochement.

La chaîne, vue de votre poste

Cinq documents, chacun produit à partir du précédent. Voici ce que chacun engage réellement.

  1. 01

    Devis

    Vous chiffrez avec vos produits, vos remises et vos taxes, timbre fiscal compris. Le devis porte une date de validité et passe seul en expiré si le client ne répond pas.

  2. 02

    Commande

    La commande reprend le devis accepté sans ressaisie. Elle fixe ce que vous devez à ce client : les quantités, les prix, les conditions de règlement, et ce qui reste à livrer.

  3. 03

    Bon de livraison

    Le bon de livraison enregistre ce qui part réellement. Vous pouvez expédier en plusieurs fois : le reliquat se suit ligne par ligne, pas au niveau du document.

  4. 04

    Facture

    La facture ouvre la créance et fige le détail des taxes appliquées, pour que le document imprimé et le total ne puissent pas diverger plus tard.

  5. 05

    Paiement

    Un seul virement solde plusieurs factures. Le trop-perçu devient un avoir au nom du client au lieu de disparaître dans un coin du tableur.

Ce que vous pilotez depuis la vente

Quatre familles : les documents, l’expédition, le contrôle et le pilotage de l’équipe.

Documents de vente

  • Devis avec date de validité Il s’éteint seul s’il reste sans réponse.
  • Conversion en un geste Le devis devient commande, la commande devient livraison ou facture.
  • Lignes libres hors catalogue Une prestation ponctuelle se facture sans créer un produit pour l’occasion.
  • Sections et lignes optionnelles Le devis se lit comme une proposition, pas comme un tableau.
  • Duplication d’un document Une commande récurrente se repart d’un modèle déjà juste.
  • Numérotation par type de document Vos séries suivent vos habitudes, pas celles du logiciel.

Livraison

  • Livraisons partielles et reliquats Le reste à livrer se suit ligne par ligne sur la commande.
  • Transporteur et numéro de suivi Portés par le bon de livraison, pas par un courriel retrouvé plus tard.
  • Réservation du stock à la validation de la commande Business+ Deux commerciaux ne peuvent pas vendre la même dernière pièce.
  • Sortie de stock à la livraison, jamais à la facture Business+
  • Coût de revient calculé sur les lots réellement sortis Business+ La marge se lit sur le coût réel, pas sur une moyenne approximative.

Contrôle

  • Validation au-delà d’un montant Professional+ Le document attend une approbation, et l’escalade suit le montant.
  • Annulation en cascade Vous voyez ce que l’annulation touche en aval avant de décider.
  • Journal des conversions Qui a converti quoi, quand, et pour quelles quantités.
  • Retour au brouillon encadré Possible tant que rien d’irréversible n’a eu lieu en aval.
  • Photo des taxes sur chaque ligne Un changement de taux ne réécrit jamais une pièce déjà émise.

Pilotage

  • Objectifs commerciaux À activer Par chiffre d’affaires, par marge ou par volume, avec alerte quand le rythme décroche.
  • Équipes et commerciaux À activer Un portefeuille par personne, un cumul par équipe.
  • Délais de traitement par étape À activer Une affaire qui stagne se voit avant que le client ne s’en aperçoive.
  • Motifs de perte et analyse gagné-perdu Vous savez pourquoi vous perdez, pas seulement combien.
  • Tableau de bord des ventes Devis en attente, commandes en cours, livraisons dues, taux de conversion.

Quatre choses que peu d’outils font vraiment

Elles ne se voient pas sur une liste de fonctionnalités, et ce sont elles qui décident si le logiciel tient au bout de six mois.

Votre processus, pas le nôtre

Un négociant émet un devis, une commande, un bon de livraison puis une facture. Une société de services passe du devis à la facture et n’a rien à expédier. Une boutique en ligne ne fait ni devis ni commande.

Le chemin documentaire est un réglage, pas une refonte : vous en ajoutez des étapes plus tard sans reprendre les documents déjà émis.

Cinq chemins configurables, du devis à la facture directe jusqu’à la chaîne complète.

Expédiez en trois fois, facturez une fois

Le stock arrive rarement d’un coup, et le client accepte souvent d’être livré en plusieurs fois. Ce qui pose problème, c’est de savoir ce qu’il reste.

VIA ERP suit le reliquat ligne par ligne sur la commande, pas au niveau du document. Chaque expédition retire ce qu’elle emporte, et la commande affiche toujours ce qui est encore dû.

Exemple : trois expéditions sur une commande de cent unités, puis une seule facture.

Ce qui est répétitif se fait tout seul

À activer

Vos devis acceptés sous un certain montant deviennent des commandes sans qu’un commercial y pense. Vous décidez du statut et du montant qui déclenchent le passage.

La conversion automatique laisse la même trace qu’une conversion faite à la main : la pièce d’origine, la date, et le fait que la règle a joué.

La règle se lit comme une phrase : ce qui déclenche, et ce qui est produit.

Des objectifs que l’équipe voit avancer

À activer

Un objectif que personne ne consulte est un objectif que personne ne tient. Celui-ci se met à jour à mesure que les documents avancent, sans saisie parallèle.

Vous fixez la cible par commercial, par équipe ou par produit. Quand le rythme ne suffit plus pour l’atteindre, l’alerte arrive pendant la période, pas au moment du bilan.

La cible se pose sur ce que vous pilotez vraiment, et l’écart se voit à temps.

Quand il faut revenir en arrière

Une chaîne ne vaut que si on peut la remonter, expliquer chaque pièce, et défaire proprement ce qui a été fait.

  • Aperçu avant annulation

    La liste des documents touchés en aval s’affiche avant que vous ne décidiez.

  • Une annulation, une opération enregistrée

    Le tout part en une fois et laisse une ligne d’audit. Une étape qui échoue se relance seule.

  • D’où vient cette facture

    La chronologie remonte au bon de livraison, à la commande et au devis d’origine, avec qui et quand.

  • Validation par seuil et par niveau Professional+

    Au-delà du montant que vous fixez, le document attend une approbation avant de partir.

  • Retour au brouillon encadré

    Une commande redevient modifiable tant qu’aucune étape irréversible n’a eu lieu en aval.

  • Rôles et permissions

    Un niveau responsable et un niveau utilisateur, par module.

Ce que vous regardez le lundi matin

Le tableau de bord des ventes répond aux questions que l’on pose en réunion.

Sur le tableau de bord

  • Devis envoyés, acceptés, expirés
  • Taux de conversion du devis à la commande
  • Commandes en cours et montant engagé
  • Livraisons dues et reliquats ouverts
  • Chiffre d’affaires facturé sur la période
  • Encours client et balance âgée

Rapports prêts à l’emploi

  • Analyse gagné-perdu par motif
  • Ventes par commercial et par équipe
  • Ventes par produit et par catégorie
  • Suivi des objectifs commerciaux

La commande ne vit pas seule. Voici les pages qui racontent la suite et l’amont.

Ce que vous réglez une fois

Commencez avec le strict nécessaire. Chaque réglage s’ajoute plus tard sans reprendre l’existant.

  • Chemin documentaire

    Les étapes que vos équipes utilisent réellement, parmi cinq configurations.

  • Numérotation et séries

    Un format par type de document, avec remise à zéro annuelle si vous la pratiquez.

  • Durée de validité des devis

    La valeur par défaut s’applique à chaque nouveau devis, et reste modifiable pièce par pièce.

  • Commercial par défaut

    Attribué à la création, puis ajustable sur le document.

  • Seuils de validation Professional+

    Le montant à partir duquel un document attend une approbation.

  • Règles de conversion automatique À activer

    Le passage d’une étape à la suivante sous vos conditions de statut et de montant.

  • Gestion du stock Business+

    Une activité de service ne l’allume jamais.

  • Multidevise et écarts de change Business+

    Vous vendez en euro et tenez vos livres en dinar sans second tableur.

Trois façons de s’en servir

  • Distributeur

    La chaîne complète. Le devis engage le client, la commande fixe ce qui est dû, la livraison part en plusieurs fois selon les arrivages, et la facture suit. Le reliquat est la seule chose que tout le monde regarde.

  • Société de services

    Le chemin court : devis, puis facture. Rien à expédier, aucun stock à tenir, et des lignes qui décrivent des prestations plutôt que des références catalogue.

  • Vente B2B sur projet

    Un devis long, structuré en sections, avec des lignes optionnelles que le client arbitre. La commande retient ce qui a été accepté, et l’opportunité d’origine reste attachée à la facture finale.

Ce qu’il faut pour émettre le premier devis

Trois étapes, dans cet ordre. La première est déjà faite pour vous.

  1. 1

    Vos paramètres pays

    Choisir la Tunisie installe les taxes, les groupes de taxes, la devise, les conditions de paiement et les numérotations. La TVA à 19 %, 13 %, 7 % et 0 %, le timbre fiscal et la FODEC sont en place avant votre premier document.

  2. 2

    Vos clients et vos produits

    Un assistant d’import lit vos tableurs, fait correspondre les colonnes, signale les doublons et vous laisse annuler un import entier s’il ne vous convient pas.

  3. 3

    Votre chemin documentaire

    Vous choisissez les étapes que vous utilisez. C’est le seul réglage qui change vraiment la forme du travail quotidien.

La documentation VIA ERP

Questions fréquentes

Peut-on facturer sans passer par un bon de livraison ?

Oui, c’est l’un des cinq chemins documentaires, et c’est le bon choix pour une activité de services. Pour des marchandises physiques, nous recommandons la chaîne complète : c’est le bon de livraison qui enregistre ce qui est réellement parti, pas la facture.

Comment gérer une livraison partielle ?

Vous émettez un bon de livraison par expédition, et la commande affiche le reliquat ligne par ligne. Une réserve à connaître : la livraison et la facturation puisent dans le même compteur de quantités converties, donc facturer la totalité d’une commande avant de l’avoir expédiée peut bloquer le bon de livraison qui reste à faire. Pour des marchandises physiques, livrez d’abord.

Peut-on exiger une validation au-delà d’un certain montant ?

Oui. Vous fixez le montant, et au-delà le document attend une approbation avant de partir, avec une escalade qui suit le montant engagé.

Que se passe-t-il si on annule une commande déjà livrée et facturée ?

VIA ERP affiche d’abord tous les documents touchés en aval. Vous décidez pour chacun, et l’opération part en une seule fois. Une étape qui échoue se relance sans refaire le reste.

Les devis expirent-ils automatiquement ?

Oui. Chaque devis porte une date de validité, et il passe seul en expiré si le client n’a pas répondu. Il reste consultable, et vous pouvez le réviser pour en repartir.

Peut-on retrouver l’origine d’une facture ?

Oui. La chronologie remonte au bon de livraison, à la commande et au devis d’origine, avec l’auteur et la date de chaque conversion — la trace qui sert à justifier une ligne contestée.

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