Sociétés de services
Vous vendez du temps. Il faut savoir où il est passé.
Un devis signé devient un projet, le projet reçoit des heures, et ce que le projet a réellement coûté sort du grand livre — pas d'un champ que quelqu'un a rempli. VIA ERP relie ces trois choses, et vous dit quand il n'a pas la réponse.
Du devis au projet
Le devis et la commande sont disponibles dès l'offre la moins chère. C'est le projet qui demande une offre supérieure.
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Vous chiffrez
Devis, remises par ligne, taxes par ligne et taxes au niveau du document. Le devis se transforme en commande sans être ressaisi.
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L'affaire gagnée devient un projet
Deux déclencheurs, tous deux désactivés par défaut : une affaire qui atteint l'étape que vous désignez, ou une commande de vente approuvée. Ce qui suit est configurable, et la conversion refuse de créer un deuxième projet pour la même affaire.
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Le projet arrive daté
Un modèle porte ses phases dans l'ordre, chacune datée à partir de la fin de la précédente, et les jalons s'accrochent à la phase que le modèle nomme. Le projet ne démarre pas sur un calendrier vide.
Conduire le projet
Business+Phases, tâches, modèles
La structure du projet, réutilisable d'une affaire à l'autre.
Jalons et livrables
L'avancement d'un livrable est calculé : ses tâches terminées sur son total. Personne ne le saisit à la main.
Risques, puis incidents
Un incident s'ouvre depuis le risque qui l'avait annoncé et hérite de son projet. La tâche qui doit le régler s'écrit toute seule, dans la langue de l'espace de travail.
Objectifs chiffrés
Valeur cible, valeur actuelle, unité, échéance — sur la fiche du projet.
Liens entre tâches
Quatre types de lien et un décalage en jours. Le système refuse un lien sur soi-même, un lien entre projets, un doublon et un cycle, même indirect. C'est un enregistrement, pas un planificateur : aucun lien ne décale une date.
Documents
Les pièces du projet et leurs modèles, attachées au projet.
Les heures
Business+Saisies après coup, sur une tâche, avec un circuit de validation qui se tient.
Facturable ou non, et à quel taux
Chaque saisie porte l'indication et le taux. Ce qui n'est pas facturable est compté quand même.
Un circuit imposé
Brouillon, soumis, approuvé ou refusé, puis facturé. Les transitions sont contraintes, et un refus exige un motif.
Approbation en lot
Un responsable traite la semaine d'une équipe d'un coup. Une fois approuvées, les heures sont verrouillées.
Les heures approuvées remontent sur la tâche
Le réalisé de la tâche est alimenté par ce qui a été approuvé, pas par une estimation reportée à la main.
L'argent du projet
Business+Un budget par catégorie
Des lignes de budget par catégorie, avec leur synthèse, sur la fiche du projet.
Le réalisé vient du grand livre
Le coût réel d'un projet est la somme des écritures comptables qui le portent, ventilée par compte. Ce n'est pas un montant recopié sur une ligne : le champ typé qui servait à cela a été retiré exprès.
Facture de vente et facture d'achat portent le projet
Les deux ont un sélecteur de projet, ce qui est la condition pour que le grand livre sache de quoi il parle.
Une absence de donnée n'est pas un zéro
La réponse distingue « aucune écriture comptable ne porte encore ce projet » de « ce projet n'a rien dépensé ». La différence compte quand on décide.
Les personnes
Business+Qui est affecté, sur quelle période, à quel pourcentage.
Une affectation datée
Personne, période, pourcentage, heures prévues — sur la fiche du projet.
La sur-affectation est comptée entre projets
Le décompte additionne les affectations qui se chevauchent pour une même personne sur tous ses projets, pas seulement celui qu'on regarde. C'est aussi un indicateur du tableau de bord.
Ce que VIA ERP ne fait pas
Quatre attentes courantes dans ce métier, et aucune n'est satisfaite aujourd'hui.
- Pas de diagramme de Gantt
Les liens entre tâches s'écrivent et se lisent sous forme de liste. Ils ne sont jamais dessinés, et aucun lien ne décale la date d'une tâche suivante.
- Pas de chronomètre
Les heures se saisissent après coup. Le bouton « Démarrer » d'une tâche change son statut, il ne lance pas de compteur.
- Pas de vue calendrier
Les projets se lisent en listes et en fiches, pas sur un calendrier.
- Une heure approuvée ne devient pas une ligne de facture
Le circuit va jusqu'au statut « facturé », et la facturation du projet à partir des heures n'existe pas. La facture se fait dans le module Facturation, en portant le projet.
Ce qu'il faut sur votre offre
Les devis, les commandes, les contacts et la facturation sont disponibles dès l'offre la moins chère. Les projets demandent l'offre Business, et la comparaison du budget au réalisé relève de la comptabilité, à l'offre Professional.
La conversion d'une affaire gagnée en projet n'a pas de condition d'offre propre : ce sont deux interrupteurs, désactivés par défaut, à l'intérieur du module Projets.
Voir cela sur une de vos missions
Prenez une affaire signée récemment : on la convertit en projet, on saisit une semaine d'heures et on regarde ce que le grand livre en dit.
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